Phòng tổng hợp cơ sở 3

A. Chức năng:

         Tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến cho Ban giám hiệu và phối hợp với các đơn vị phòng khoa để quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động tại cơ sở 3 về công tác tuyển sinh và đào tạo; công tác hành chính; công tác tài chính; công tác HSSV; công tác hợp tác đào tạo và giới thiệu việc làm; công tác khảo thí và đảm bảo chất lượng theo quy định của Trường đã ban hành.

B. Nhiệm vụ:

1. Công tác tuyển sinh và đào tạo:

- Phối hợp phòng chức năng, khoa chuyên môn triển khai, tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển sinh các hệ đào tạo tại trường: Sơ cấp, Trung cấp, Cao đẳng, Liên thông giữa các bậc học;

- Tư vấn tuyển sinh, kiểm tra và nhận hồ sơ tuyển sinh theo thông báo tuyển sinh của Trường;

- Chuẩn bị các điều kiện vật chất (phòng học, sân bãi, thiết bị giảng dạy,…) phục vụ cho việc giảng dạy, học tập và cho những nhu cầu khác; phối hợp với các đơn vị phòng chức năng, khoa chuyên môn tổ chức thực hiện kiểm tra giám sát hoạt động dạy và học.

2. Công tác hành chính:

- Theo dõi, nắm tình hình, tổng hợp, thống kê báo cáo về công tác tổ chức, hành chính và các hoạt động tại cơ sở 3;

- Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ tại cơ sở 3;

- Quản lý, phân công công tác bảo vệ, phục vụ tại cơ sở 3;

- Phối hợp phòng chức năng, khoa chuyên môn để quản lý, bảo trì, sửa chữa và giám sát việc sử dụng cơ sở vật chất; tham mưu Ban giám hiệu trong việc đầu tư trang thiết bị văn phòng, thiết bị phục vụ dạy học tại cơ sở 3;

- Quản lý hệ thống các phòng học lý thuyết khu A và khu B tại cơ sở 3;

- Phối hợp với các đơn vị phòng chức năng, khoa chuyên môn quản lý tài sản trong phòng học, hội trường, các nơi công cộng, thường xuyên giữ gìn sạch sẽ, không để ảnh hưởng đến học tập và sinh hoạt của trường;

- Thực hiện đảm bảo công tác an ninh trật tự, an toàn phòng chống cháy nổ, vệ sinh mội trường sạch đẹp toàn khu vực cơ sở 3;

- Phối hợp với phòng, khoa có liên quan trong công tác bảo trì, sửa chữa, các thiết bị công nghệ thông tin như điện thoại, hệ thống mạng wifi, camera,… và đảm bảo sử dụng tiết kiệm điện nước;

- Theo dõi các hợp đồng dịch vụ như thuê CSVC, căn tin, giữ xe,...;

3. Công tác tài chính:

- Thu và báo cáo các khoản tiền thường xuyên và không thường xuyên: học phí, lệ phí tuyển sinh, bảo hiểm, học phí văn hóa phổ thông, thuê cơ sở vật chất, căn tin, giữ xe,… và nộp về cho phòng Tài vụ. Đối với danh sách thu tiền của học sinh kéo dài thời hạn thì phòng Tổng hợp sẽ lập danh sách và gửi báo báo về phòng Tài vụ từ ngày 25 – 30 tây hàng tháng.

- Phối hợp chuyển tiền điện, nước, rác thải sinh hoạt và phục vụ giảng dạy (các hóa đơn, chứng từ gửi về phòng Tài vụ thanh toán bằng chuyển khoản);

- Phối hợp với các phòng chức năng, khoa chuyên môn tổ chức thực hiện công tác kiểm kê và tổng hợp báo cáo tài sản hàng năm tại cơ sở 3.

- Thực hiện các khoản bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất, thiết bị theo sự phân quyền của Hiệu trưởng; các thủ tục chi phải phối hợp với phòng Tài vụ để được hướng dẫn cụ thể thực hiện chi theo quy định tài chính.

4. Công tác quản lý học sinh sinh viên:

- Tiếp nhận và quản lý hồ sơ nhập học của HSSV, kiểm tra hồ sơ HSSV đảm bảo yêu cầu quy định;

        - Phối hợp với đơn vị phòng thực hiện các xác nhận cho học sinh, sinh viên đang học tập tại cơ sở 3 về vay vốn tín dụng, tạm hoãn nghĩa vụ quân sự, sơ yếu lý lịch, xác nhận HSSV...;

        - Phối hợp phòng chức năng, khoa chuyên môn thực hiện các chế độ, chính sách, quy chế học tập liên quan đến HSSV;

        - Phối hợp với đơn vị phòng tổ chức sinh hoạt cho HSSV vào đầu khóa học, đầu năm học; tổ chức giáo dục chính trị tư tưởng cho HSSV tại cơ sở 3;

        - Phối hợp phòng chức năng, khoa chuyên môn thực hiện quy trình khen thưởng, kỷ luật của HSSV theo quy định;

        - Phối hợp với Đoàn Thanh niên, theo dõi hỗ trợ các hoạt động phong trào của Thanh niên HSSV;

        - Phối hợp, liên hệ với chính quyền địa phương nơi cơ sở 3 tọa lạc để thực hiện các nhiệm vụ được giao liên quan đến nhà trường;

5. Công tác hợp tác đào tạo và giới thiệu việc làm:

        - Phối hợp tổ chức thực hiện các hoạt động liên quan đến hợp tác, liên kết đào tạo với các tổ chức; phối hợp thực hiện việc đón tiếp và hướng dẫn khách đến làm việc tại cơ sở 3;

        - Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài trường tổ chức tiếp xúc, quan hệ với các doanh nghiệp, tạo điều kiện gửi học sinh, sinh viên thực hành, thực tập tốt nghiệp, bố trí việc làm cho các học sinh, sinh viên tốt nghiệp.

6. Công tác khảo thí và đảm bảo chất lượng:

        - Phối hợp với Phòng đảm bảo chất lượng tổ chức các kỳ thi hết môn học/mô đun, thi tốt nghiệp cuối khóa theo đúng các quy chế và quy định của Bộ Lao động TB&XH;

        - Phối hợp với các đơn vị triển khai các hoạt động đánh giá và kiểm định chất lượng GDNN theo kế hoạch của nhà trường./.